1. Wie zijn wij
De Karmann Ghia Club Nederland is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van haar leden en relaties. De contactgegevens van de Karmann Ghia Club Nederland staan op de website www.karmannghiacclub.nl en in het clubblad Ghia Varia.
2. Welke gegevens verwerken wij van u
In de ledenadministratie van de Karmann Ghia Club Nederland leggen wij de volgende gegevens vast: 1. Heer/ Mevrouw, voorletters, naam, adres, postcode, woonplaats 2. e-mailadres, telefoonnummer. 3. IBAN banknummer. 4. Merk/type/bouwjaar/kenteken van uw voertuig(en). Leden worden ingeschreven met een lidmaatschapsnummer en de club registreert wanneer het lidmaatschap is ingegaan.
a. Verwerking gegevens afhankelijk van soort dienstverlening
Welke gegevens we van u verwerken is afhankelijk van onze dienstverlening. We verwerken in ieder geval uw contactgegevens – naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en uw e-mailadres. Daarnaast verwerken wij de voertuiggegevens die u aan ons heeft verstrekt.
b. Financiële gegevens
Wij verwerken uw bankrekeningnummer voor (automatische) incasso van de contributie. Hiervoor zijn de naam, het lidmaatschapsnummer en IBAN-nummer van actieve leden opgenomen in het adresboek van de bank. Wanneer een lidmaatschap beëindigd wordt, worden deze gegevens zo spoedig mogelijk verwijderd.
c. Contactmomenten vastgelegd in verwerkingsregister
Wanneer wij contact met alle leden of een deel van de leden hebben gehad, verwerken wij mogelijk de volgende gegevens: • Waarover ging het contact (bijv. toezending clubblad, uitnodiging voor een (leden)vergadering, een toerrit, een regiobijeenklomst. • Wanneer was het contact en met welke (groep) leden. • Hoe (via post, onze website, e-mail, nieuwsbrief, social media, etc.). We kunnen deze gegevens gebruiken om te zien waar we eerder met u contact over hebben gehad. Dan kunnen we dit teruglezen en u bij een volgend contact gerichter te woord staan en/of van dienst zijn.
d. Opnemen en bewaren gesprekken, beeldmateriaal en externe bronnen
We bewaren geen gesprekken en verzamelen geen persoonsgegevens van u uit externe bronnen. Wij werken dus alleen met persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt. Foto’s en ander beeldmateriaal kunnen wij publiceren in ons clubblad of op onze website, waarbij geen maatregelen worden genomen om te voorkomen dat personen of voertuigen herkenbaar in beeld komen.
3. Waarom verwerken wij uw gegevens?
Doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens zijn:
a. Voor (verbetering van) onze dienstverlening.
Met uw persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld contact met u opnemen, het clubblad verzenden en u op de hoogte stellen van activiteiten en aanbiedingen.
b. Risico’s verkleinen
Wij gebruiken uw persoonsgegevens ook om risico’s te verkleinen, bijvoorbeeld door uw IP-adres te registreren, wanneer u onze website bezoekt. We doen dit bijvoorbeeld wanneer u een formulier invult waarop u zelf gegevens invult. Het doel van deze registratie is het voorkomen en aanpakken van fraude of ander misbruik van onze site. Raadpleging van de website door een lid wordt door het systeem gelogd. Het gaat hierbij om de gebruikersnaam, IP-adres en de pagina’s die geraadpleegd zijn. Het doel is om onrechtmatig gebruik te kunnen constateren en tegen te gaan. Alleen de webmaster heeft inzage in deze gegevens.
c. Marketing activiteiten uitvoeren
We houden u graag op de hoogte van de activiteiten van de club. Bijvoorbeeld met e-mails, nieuwsbrieven, aanbiedingen op onze website of via social media. Ook daarvoor zijn vaak persoonsgegevens nodig.
4. De rechtsgrond om uw persoonsgegevens te gebruiken •
Het aangaan en/of uitvoeren van uw lidmaatschap en het aangaan en/of uitvoeren van contractuele afspraken, zoals de levering van diensten aan onze adverteerders. • Het nakomen van wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld verstrekken van informatie aan de overheid indien wij daartoe verplicht zijn. • Gerechtvaardigd belang van de Karmann Ghia Club Nederland. Dit geldt o.a. voor direct marketing activiteiten en controles aan de eisen gesteld in de statuten en het huishoudelijk reglement.
5. Hoe beveiligen we uw gegevens
Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens.
a. Beveiliging
We hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk daarbij aan maatregelen om onze website veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen.
b. Geheimhouding
We gaan zorgvuldig om met gegevens die u ons toevertrouwt. Alleen daartoe bevoegde bestuurs- en commissieleden mogen uw gegevens inzien en verwerken. De ledenadministrateur, Webmaster en penningmeester hebben toegang tot het volledige ledenbestand.
6. Hoe lang bewaren we uw gegevens
Voor het bewaren van uw persoonsgegevens hebben we naast de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) te maken met andere wetgeving. Op basis van de AVG mogen gegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Andere wetten kennen zowel minimale als maximale termijnen waar wij rekening mee moet houden. Uw persoonsgegevens bewaren we minimaal 7 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap.
7. Toestemming
Als we uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming kunt u deze toestemming met inachtneming van de wettelijke eisen altijd weer intrekken.
8. Met wie kunnen we uw gegevens delen
De Karmann Ghia Club Nederland verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dit op grond van de wet is toegestaan en noodzakelijk is, b.v. voor het verzenden van het clubblad. Soms zijn wij wettelijk verplicht uw gegevens door te geven aan de overheid. Wij schakelen andere dienstverleners en bedrijven in om diensten voor ons uit te voeren. Denk hierbij aan de verzending van het clubblad. Met deze partijen leggen wij afspraken vast om uw privacy te waarborgen. De Karmann Ghia Club Nederland blijft daarbij de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens.
9. Wat zijn uw rechten
a. gegevens inzien of verbeteren
U hebt het recht om ons te vragen welke persoonsgegevens wij van u hebben vastgelegd en verwerken en om onjuiste gegevens te laten aanpassen of verwijderen. Wanneer u inzage in uw gegevens wilt, geven we deze pas als wij voldoende zekerheid hebben dat u bent wie u zegt dat u bent en kunnen wij u vragen zich te legitimeren. Stuur hiervoor een verzoek tot inzage of correctie naar secretaris@karmannghiaclub.nl onder vermelding van ‘verzoek tot inzage/correctie’. Binnen vier weken ontvangt u een reactie van ons.
b. Gegevens laten verwijderen en het recht om ‘vergeten te worden’.
In de volgende situaties heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u hebben te laten wissen. • de persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt • de toestemming voor het verwerken is ingetrokken • er is gegrond bezwaar gemaakt tegen de verwerking • de persoonsgegevens zijn onrechtmatig verwerkt • op grond van een wettelijke verplichting om de persoonsgegevens te wissen
c. Beperking van de verwerking
Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerken of dat de door ons verwerkte gegevens onjuist zijn, kunt u verzoeken om beperking van de verwerking. Dit betekent dat de gegevens niet meer mogen worden verwerkt.
d. Overdracht van de gegevens (dataportabiliteit)
U heeft het recht om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt.
e. Afmelden voor persoonlijke aanbiedingen
U hebt het recht om u af te melden voor nieuwsbrieven of persoonlijke aanbiedingen die wij via e-mail verspreiden. Wij bellen u niet voor commerciële doelen.
10. Email en social media
Voordat wij via email met u communiceren vragen wij u toestemming daarvoor, tenzij u deze toestemming al eerder gegeven heeft. Bij een email aan een groep zullen wij de e-mailadressen van de geadresseerden alleen BCC vermelden. Deze toestemming vragen wij bij inschrijving als lid. U kunt altijd een gegeven toestemming intrekken.
11. Aanpassing van de privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Dit kunnen wij doen bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in onze activiteiten of in de wet of in de rechtspraak. Deze tekst van de privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 15 mei 2018.
12. Hebt u vragen of klachten?
Hebt u vragen over deze privacyverklaring? Dan kunt u contact opnemen met de secretaris van de Karmann Ghia Club Nederland. Stuur een mail naar: secretaris@karmannghiaclub.nl of een brief naar de secretaris van de Karmann Ghia Club Nederland. Heeft u klachten over privacy dan kunt u contact met ons opnemen via secretaris@karmannghiaclub.nl. Als u vindt dat uw klacht niet afdoende is opgelost, kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.