Huishoudelijk Reglement

Artikel 1. Doel
De club stelt zich ten doel het binnen clubverband in stand houden van Volkswagen Karmann Ghia Typen 14, 34 en TC, en het leggen en verstevigen van vriendschapsbanden tussen bezitters en berijders van Karmann Ghia voertuigen.
Zij tracht dit doel te bereiken met alle geoorloofde en tevens wettige middelen die haar ten dienste staan, en wel in het bijzonder door:

a. Het organiseren van clubritten en andere evenementen;
b. Het deelnemen aan tourritten en rally’s van andere gelijksoortige verenigingen, in het bijzonder van verenigingen die zich bezig houden met luchtgekoelde motorrijtuigen van het merk Volkswagen;
c. Het houden van technische dagen, al dan niet gekoppeld met taxaties;
d. Het steunen van leden door het zoveel mogelijk beantwoorden van technische vragen;
e. Het houden van ontmoetingsbijeenkomsten, ter bevordering van de vriendschapsbanden tussen de leden;
f. Het behartigen van de belangen van de club en haar leden bij daartoe bevoegde instanties, zoals de FEHAC en de KNAC;
g. Het zoveel mogelijk meewerken aan en bevorderen van de verkeersveiligheid;
h. Het communiceren met leden en belangstellenden door middel van diverse communicatieinstrumenten, zoals een website, een clubblad, een nieuwsbrief, aangevuld met social media, zoals Facebook e.d.

Artikel 2. Leden
1. Leden kunnen zijn natuurlijke personen die de leeftijd van achttien jaar hebben bereikt en:
a. In het bezit zijn van een Karmann Ghia;
b. Op zoek zijn naar een Karmann Ghia;
c. Belangstellenden.
2. Voorts kent de vereniging twee soorten leden: gewone leden en ereleden.
3. Voorwaarden om tot erelid voorgedragen te kunnen worden, en de bijbehorende procedure, zijn te vinden in bijlage 1, behorend bij dit reglement.
4. Naast leden kent de vereniging ook het begrip “bijrijders”. Dit begrip geldt alleen bij evenementen van de KGCN. Een “bijrijder” krijgt tijdens evenementen dezelfde financiële faciliteiten als het clublid (de rijder). Tot de leeftijd van 12 jaar hebben de kinderen van het clublid dezelfde faciliteiten als de bijrijder. Buiten de evenementen heeft de bijrijder geen rechten (geen stemrecht, geen machtigingsrecht, geen recht op een bestuursfunctie, geen aanspraak op clubbladen en nieuwsbrieven).
5. Indien een lid een introducée meeneemt (niet zijnde een bijrijder), dan moet hiervoor een vooraf bepaalde bijdrage worden betaald.

Artikel 3. Aanmelding van leden.
Aanmelding voor het lidmaatschap geschiedt schriftelijk, door middel van een voorgeschreven formulier, bij de ledenadministrateur, c.q. de penningmeester. De uit het lidmaatschap voortvloeiende rechten en plichten van het kandidaat lid gaan in wanneer aan de geldelijke verplichtingen is voldaan.
De ledenadministrateur heeft tot taak de gegevens van het nieuwe lid te delen met het Dagelijks Bestuur.

Artikel 4. Toelating van leden
Het bestuur beslist over toelating van het kandidaat lid. Indien tot niet-toelating wordt besloten, wordt het kandidaat lid hiervan direct schriftelijk in kennis gesteld. Het kandidaat-lid, of zijn voorsteller, heeft het recht binnen een maand na deze beslissing schriftelijk in beroep te komen bij de Algemene Vergadering, welke in zijn eerstvolgende vergadering een beslissing neemt. Het beroep moet gericht zijn aan het adres van de secretaris van de vereniging.

Artikel 5. Criteria voor weigering lidmaatschap.
Het kandidaat-lid kan op grond van een van de navolgende redenen het lidmaatschap worden geweigerd:
a. Wanneer hij of zij, naar het oordeel van het bestuur, van zodanig slecht gedrag is dat zijn of haar lidmaatschap niet wenselijk wordt geacht;
b. Wanneer aan de verenigingsbelangen of aan de autosport ernstige schade is toegebracht of naar verwachting zal worden toegebracht.

Artikel 6. Contributie
De bedragen voor contributie, inschrijfgeld en dergelijke worden jaarlijks door de Algemene Vergadering vastgesteld.

Artikel 7. Wijze van betaling.
a. De betaling van de contributie dient te geschieden voor 1 februari van het kalenderjaar, door het afgeven van een machtiging aan de penningmeester;
b. Leden die voor 1 januari 2017 lid van de vereniging waren, hebben de keuze hun jaarcontributie te voldoen door middel van het afgeven van een machtiging, of door storting of overschrijving van de verschuldigde contributie op de bankrekening van de Karmann Ghia Club Nederland;
c. Indien bij continuering van het lidmaatschap de contributie voor het volgende kalenderjaar niet binnen 30 dagen na 1 februari is voldaan, dan wordt een bedrag van € 2,50 voor administratie- en incassokosten in rekening gebracht;
d. Wanneer het lidmaatschap in de loop van het verenigingsjaar eindigt, blijft toch de jaarlijkse bijdrage voor het gehele jaar verschuldigd.

Artikel 8. Opzegging van het lidmaatschap.
Het lidmaatschap eindigt (artikel 7 van de statuten):
a. Door opzegging door het lid;
b. Door opzegging door de vereniging;
c. Door overlijden van het lid.
Ad. a. Opzegging door het lid dient schriftelijk te geschieden tegen het einde van het verenigingsjaar, en met inachtneming van een opzeggingstermijn van vier weken. De opzegging dient in het bezit te zijn van de ledenadministrateur en de penningmeester. Een later gedane opzegging ontslaat het clublid niet van de verplichting tot contributiebetaling. Doch het bestuur heeft in bijzondere gevallen, op grond van artikel 8, lid 3 van de statuten, de bevoegdheid gehele of gedeeltelijke ontheffing van de verplichting tot betaling te verlenen.
Ad. b. Opzegging door de vereniging geschiedt door het bestuur. Dit is mogelijk indien van de vereniging redelijkerwijs niet gevergd kan worden (bijv. bij slecht gedrag van het lid) het lidmaatschap te laten voortduren.

Artikel 9. Verkiezing bestuur.
Het bestuur wordt door de Algemene Vergadering gekozen. Bestuursleden treden af aan het einde van het derde jaar na hun benoeming en wel op basis van een door het bestuur op te stellen rooster. Aftredende bestuursleden zijn direct herkiesbaar.
Bij het ontstaan van een tussentijdse vacature wordt daarin voorzien op de eerstvolgende Algemene Vergadering. Bij ontstentenis van de voorzitter kiezen de overige bestuursleden uit hun midden een waarnemend voorzitter.
Wie in een tussentijdse vacature wordt benoemd, neemt op het rooster van aftreding de plaats van zijn voorganger in (artikel 11, lid 2 statuten).
De bestuursverkiezingen hebben plaats in de Algemene Vergadering die binnen zes maanden na afloop van het verenigingsjaar (= kalenderjaar) wordt gehouden.
Op grond van artikel 9 van de statuten vinden verkiezingen plaats na één of meer ingediende voordrachten. Tot het opmaken van een voordracht zijn bevoegd zowel het bestuur, als minimaal 5 leden. Indien er geen voordrachten zijn ingediend, dan is de algemene vergadering vrij in de keus (artikel 9. lid 5 statuten).
Personen worden gekozen bij volstrekte meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen. Een stem is geldig wanneer de naam van de kandidaat duidelijk op het stembriefje is vermeld.
Volstrekte meerderheid van stemmen betekent ‘de helft plus 1’.
Blanco stemmen worden beschouwd als een niet uitgebrachte stem.

Artikel 10. De Algemene Vergadering.
Op grond van artikel 13 van de statuten wordt binnen zes maanden na afloop van elk verenigingsjaar (= kalenderjaar) de Algemene Vergadering gehouden. De agenda hiervan moet ten minste de volgende punten bevatten:
a. Notulen van de vorige Algemene Vergadering;
b. Jaarverslag secretaris;
c. Jaarverslag penningmeester;
d. Verslag kas controlecommissie betreffende het gevoerde financiële beleid over het afgelopen verenigingsjaar;
e. Verkiezing leden kascommissie volgens rooster van aftreding;
f. Begroting lopend jaar;
g. Voorstel tot vaststelling van de contributie;
h. Voorstel evenementenkalender lopend jaar;
i. Jaarverslag ledenadministrateur;
j. Verslagen van overige commissies, waaronder de redactiecommissie;
k. Periodieke bestuursverkiezing;
l. Voorstellen van het bestuur of de leden, mits aangekondigd bij de oproeping voor de vergadering.

NB. De Algemene Vergadering benoemt jaarlijks uit de leden een kascommissie van ten minste twee personen, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. Elk lid van de kascommissie treedt uiterlijk twee jaar na zijn benoeming af, volgens een door het bestuur op te maken rooster.
De aftredende is herkiesbaar.
Stemrecht.
a. Op grond van artikel 15 van de statuten hebben leden en ereleden toegang tot de vergadering en hebben allen één stem;
b. Een lid kan slechts één ander lid schriftelijk machtigen om namens hem/haar zijn stem in de vergadering uit te brengen. Het bestuur beoordeelt voorafgaand aan de vergadering de juistheid van de machtiging;
c. Voor het indienen van een machtiging dient van een, door het bestuur voorgeschreven formulier, gebruik te worden gemaakt;
d. De volmacht dient ten minste te bevatten:
– De naam van het lid en het lidmaatschapsnummer;
– De naam van de gevolmachtigde;
– De datum van de Algemene Vergadering;
– De mededeling voor welke zaken of stemming de volmacht geldt;
– De ondertekening van het lid.
e. De secretaris van de vereniging bepaalt aan de hand van de presentielijst het aantal stemgerechtigde leden en hij registreert de binnengekomen volmachten. Hij registreert tijdens de vergadering het aantal geldig uitgebrachte stemmen. Hiertoe zullen, indien nodig, stembriefjes worden uitgereikt.

Artikel 11. Bestuursfuncties, verantwoordelijkheden en besluitvorming van het bestuur.
Algemeen:
a. Belangenbehartiging van de vereniging in de ruimste zin van het woord;
b. Belangenbehartiging van de leden afzonderlijk, indien gewenst, mits hierdoor geen onevenredig beslag wordt gelegd op tijd en/of middelen;
c. Onderhouden van contacten met leden van de Volkswagen Group Nederland;
d. Het deelnemen en waar nodig, leveren van bijdragen aan relevante overlegstructuren, zoals de FEHAC, de KNAC en anderen, alsmede het terugkoppelen van daaruit voortkomende informatie naar de leden;
e. Het desgewenst assisteren bij (de voorbereiding van) clubevenementen die door leden voor de vereniging worden georganiseerd;
f. Het bevorderen van samenwerking met en tussen leden bij het organiseren van evenementen;
g. Het voeren van het secretariaat van de vereniging;
h. Het maken van een jaarlijks verslag met betrekking tot de voortgang en resultaat van de activiteiten van de vereniging. Deze dienen als bijlage bij de vergaderstukken van de Algemene Vergadering te worden gevoegd, zo nodig vergezeld van prognoses en beleidsvoorstellen;
i. De besluiten worden gevormd in overeenstemming met artikel 17 van de statuten. Wanneer het aantal bestuursleden beneden vijf is gedaald, blijft het bestuur, in overeenstemming met artikel 12 van de statuten, bevoegd;
j. Bestuursleden kunnen ter uitvoering van hun taken, ten laste van de verenigingskas, een onkostenvergoeding en reiskostenvergoeding krijgen. Het vergoedingensysteem is te vinden in bijlage 2, behorend bij dit reglement.

Artikel 12. Communicatie
A. Clubmagazine
– Het clubmagazine draagt de naam ‘Ghia Varia’ en wordt vijfmaal per jaar uitgegeven;
– Het bestuur stelt de redactiecommissie samen;
– De verantwoording van de redactiecommissie berust bij één van de bestuursleden, niet zijnde voorzitter, secretaris of penningmeester;
– Het clubmagazine is niet alleen een communicatiemiddel, maar ook een PRinstrument van de club, reden waarom hier grote aandacht aan wordt besteed;
– De advertentie acquisitie vindt plaats door een van de teamleden aangevuld met een
PR-functionaris.
B. Nieuwsbrief.
– De Nieuwsbrief wordt naar behoefte incidenteel uitgebracht;
– Het bestuur bepaalt inhoud en frequentie;
– Doel is voornamelijk om leden zo snel en direct mogelijk van nieuws te voorzien, wanneer clubmagazine en website ontoereikend zijn.
C. Website.
– De website wordt beheerd door een websitebeheerder;
– De website geeft een compleet overzicht over doel en werking van de club;
– Daarnaast bevat de website veel feiten en historische gegevens die voor elke Karmann Ghia geïnteresseerde van belang is;
– Rubrieken als ‘Nieuws’, ‘Evenementenkalender’, ‘Fotoarchief’ en ‘Ghia-pedia’ zijn belangrijke onderdelen van de website;
– De website is niet alleen een communicatiemiddel, maar ook een PR-instrument van de club, reden waarom hier grote aandacht aan wordt besteed;
– Binnen de website is een deel voor de buitenwereld afgeschermd. Binnen het afgeschermde deel hebben alleen leden toegang;
– Het afgeschermde deel van de website bevat N.A.W.-gegevens, foto’s en andere zaken die de leden betreffen;
– Leden zijn zelf verantwoordelijk voor het up-to-date houden van hun persoonlijke gegevens;
– Voorts bevat de website een aantal formulieren die de leden ter beschikking staan, zoals bijvoorbeeld het inschrijfformulier voor clubactiviteiten;
– De inhoud wordt beheerd door de webmaster. Alle artikelen, evenementen, formulieren enz. worden op verzoek van de redactiecommissie door de webmaster op de website geplaatst. Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de inhoud van de website;
– Het technisch beheer wordt uitgevoerd door een systeembeheerder. Problemen worden binnen 2 x 24 opgelost.
D. Sociale Media
– De KGCN kent een Facebookpagina;
– Het doel hiervan is om leden de gelegenheid te geven op eenvoudige wijze hun vragen en wensen kenbaar te maken;
– De Facebookpagina wordt beheerd door de webmaster van de vereniging;
– Reclame en verkoop van artikelen is alleen toegestaan voor leden. Ook adverteerders in het clubmagazine kunnen adverteren op de Facebookpagina;
– Ongepaste en kwetsende artikelen worden, al dan niet op verzoek van het bestuur, verwijderd.

Artikel 13. Commissies
Het bestuur is bevoegd onder haar verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van haar taak te doen uitvoeren door commissies of door één of meer personen die door het bestuur worden benoemd (artikel 12, lid 3 van de Statuten).
A. Ledenadministrateur
– De ledenadministrateur wordt door het bestuur benoemd;
– De ledenadministrateur maakt geen deel uit van het bestuur;
– Taak van de ledenadministrateur is het dagelijks bijhouden van een ledenregister (artikel 6 van de Statuten);
– In het ledenregister worden namen, adressen, telefoonnummers, en voertuiggegevens bijgehouden;
– Daarnaast wordt van elk lid het lidmaatschapsnummer genoteerd;
– Van leden die bij aanmelding hebben aangegeven, dat hun gegevens niet openbaar gemaakt mogen worden, wordt aantekening gehouden;
– De ledenadministrateur houdt het ledenregister actueel, en bij elke update wordt aan de bestuursleden een laatste versie toegezonden;
– De ledenadministrateur geeft tijdens elke Algemene Vergadering een presentatie over de voortgang van het ledenregister.
B. Website commissie
– Leden van de website commissie worden door het bestuur benoemd;
– Leden van de websitecommissie maken geen deel uit van het bestuur;
– De websitecommissie staat onder leiding van een bestuurslid die de portefeuille website heeft. Alleen het bestuurslid draagt bestuursverantwoordelijkheid;
– De commissie is verantwoordelijk voor het actueel houden van de ‘content’ van de website;
– De commissie is eveneens verantwoordelijk voor het technische beheer, al dan niet in samenwerking met een externe deskundige;
– De commissie houdt eveneens toezicht op zaken die de social media betreffen, zoals Facebook e.d.
C. Technische commissie
– De leden van de technische commissie worden door het bestuur benoemd;
– De leden van de technische commissie maken geen onderdeel uit van het bestuur;
– De technische commissie heeft tot taak de leden van technisch advies te voorzien;
– Adviezen betreffen o.a. reparatie, restauratie, aankoop, verkoop, e.d.;
– De technische commissie ondersteunt de Evenementen coördinator bij de jaarlijks te houden Technische dag.

Artikel 14. Archief
Het beheer van het archief met alle stukken van de vereniging berust bij de secretaris. Met uitzondering van de bestuursverslagen, hebben de leden de mogelijkheid om stukken bij de secretaris op te vragen.

In het archief worden bewaard:
– Alle documenten als genoemd in artikel 13 van de statuten, zoals het jaarverslag van de penningmeester en de kas controlecommissie. (periode van zeven jaren);
– Alle belangrijke correspondentie die het dagelijks bestuur betreffen;
– Foto’s in een fotoarchief;
– Het inschrijfformulier van de club bij de Kamer van Koophandel;
– Alle contracten, waaronder de Bestuurs-aansprakelijkheidsverzekering, de lidmaatschappen van FEHAC en KNAC, de webbeheerder, etc.;
– Een inventarislijst van het clubmateriaal.

Artikel 15. Materiaal
Het materiaal, dat eigendom is van de vereniging, wordt beheerd door een door het bestuur aan te wijzen persoon. De materialen staan ter beschikking van de club en zijn op een vast adres opgeslagen.
De materialen betreffen voornamelijk zaken die gebruikt worden voor het inrichten van een clubstand. Denk aan: een partytent, statafels met kleden en stoelen, vlaggen, spotlights, standaards, waaronder een banner, en divers klein materiaal, zoals een koffiezetapparaat, e.d.

Artikel 16. Evenementen
Jaarlijks zal er ten behoeve van de leden een aantal evenementen worden georganiseerd. De coördinatie is in handen van het bestuurslid ‘Evenementencoördinator’. De Evenementen coördinator wordt bijgestaan door de bestuursleden, organisatoren van de tourritten en eventueel aangevuld met vrijwilligers die per situatie worden aangetrokken.

Artikel 17. Aansprakelijkheid
Het deelnemen aan evenementen of bijeenkomsten, georganiseerd door de vereniging, geschiedt te allen tijde voor eigen risico.
De vereniging heeft ter afdekking van het aansprakelijkheidsrisico een Bestuur aansprakelijkheidsverzekering afgesloten.

Artikel 18. Slotbepalingen
In alle gevallen waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, alsmede in geval van twijfel omtrent de uitleg van enige bepaling hierin, beslist het bestuur.
Dit reglement kan worden gewijzigd bij besluit van de Algemene Vergadering.
Vastgesteld in de Algemene Vergadering op 12 maart 2017
Getekend:
Jan van Ruijven, voorzitter Nico Zwakman, secretaris

BIJLAGE 1
ERE-LIDMAATSCHAP
Op grond van artikel 4 van de statuten hebben het bestuur of één of meer leden de mogelijkheid om een lid voor te dragen voor de onderscheiding erelid. De bevoegdheid tot het benoemen van een erelid komt toe aan de Algemene Vergadering.
Op grond van artikel 8, lid 2 van de statuten hoeven ereleden geen contributie te betalen.
Voorwaarden:
Bij het beoordelen van een aanvraag voor toekenning van het erelidmaatschap spelen de volgende elementen een rol:
a. De kandidaat moet lid zijn van de Karmann Ghia Club Nederland (KGCN);
b. Hij/zij moet minimaal 12 jaar als vrijwilliger binnen de club actief zijn geweest of minimaal 3 periodes zitting in het bestuur hebben gehad;
c. De intensiteit waarmee de activiteiten zijn uitgevoerd;
d. Het belang van de activiteiten voor de vereniging;
e. Het al dan niet aanwezig zijn van een vergoedingsregeling voor die activiteiten;
f. De mate van verantwoordelijkheid die het lid tijdens deze activiteiten heeft getoond.
NB. Bijzondere prestaties worden al geleverd door alle bestuurs- en commissieleden. De bijzondere verdiensten dienen echter substantieel boven de prestaties uit te stijgen.
Procedure:
a. Een voordracht wordt door één of meer leden schriftelijk bij het Dagelijks Bestuur ingediend, gericht aan de Algemene Vergadering;
b. De voordracht bevat de volledige naam of namen van de voorsteller(s);
c. De voordracht bevat een opsomming van relevante activiteiten die zo uitvoerig mogelijk zijn beschreven;
d. Het Dagelijks Bestuur beoordeelt, bij meerderheid van stemmen, of de voorgestelde kandidaat aan de gestelde voorwaarden voldoet;
e. Tevens wordt nagegaan of ook anderszins geen bezwaren bestaan;
f. Indien het Dagelijks Bestuur akkoord gaat met het voorstel, wordt dit in de notulen van de bestuursvergadering vastgelegd;
g. Op de eerstvolgende Algemene Vergadering wordt het bestuursvoorstel aan de leden voorgelegd;
h. Wanneer de Algemene Vergadering het voorstel bekrachtigt met meer dan 2/3 deel van de geldig uitgebrachte stemmen, wordt de onderscheiding door het bestuur gedurende de vergadering waarin de bekrachtiging heeft plaatsgevonden, uitgereikt;
i. Het erelid ontvangt een oorkonde en een bloemetje;
j. Bij afwijzing van de voordracht door het bestuur, wordt de indiener(s) schriftelijk geïnformeerd met opgaaf van redenen.

BIJLAGE 2
VERGOEDINGENSYSTEEM VOOR BESTUUR EN VRIJWILLIGERS
Bestuur en vrijwilligers maken bij gelegenheid kosten die voor declaratie in aanmerking komen.
Er dient te worden gestreefd naar beperking van kosten, zoals door middel van gebruik van het internet en met elkaar meerijden (car poolen).
Er zijn te onderscheiden:
A. Structurele kosten leden bestuur en commissies:
 Kilometerkosten zijn vastgesteld op € 0,15 /km.
B. Structurele kosten voor het onderhoud van de website:
 De kosten voor het onderhoud van de website door een professional worden vastgelegd in een meerjarig contract. Deze kosten moeten vallen binnen de
begroting van de KGCN.
C. Incidentele kosten:
 Projecten vallen onder het hoofdstuk ‘incidentele kosten’;
 Projecten kunnen zijn evenementen zoals tourritten, meerdaagse reizen, beurzen, clubstands en meetings;
 Per project bepaalt het bestuur het maximaal aantal kilometers dat voor declaratie in aanmerking kan komen, waarbij dezelfde vergoeding wordt gehanteerd als voor
bestuurs- en commissieleden, te weten € 0,15 /km;
 Per project bepaalt het bestuur of er naast de kilometerkosten nog andere kosten gedeclareerd kunnen worden, te denken valt aan maaltijden en overnachtingen;
 Voor projecten dient een begroting te worden opgemaakt, die door de penningmeester, respectievelijk het bestuur goedgekeurd moet worden.